Celem działania Centrum Usług Wspólnych w Rybniku jest świadczenie usług jednostkom obsługiwanym w ramach wspólnej obsługi w zakresie finansowo-księgowym oraz administracyjno-organizacyjnym obejmujących:
prowadzenie rachunkowości i sprawozdawczości,
obsługę systemu wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych wraz z pochodnymi,
obsługę płatności,
rozliczanie środków zewnętrznych,
obsługę prawną,
obsługę techniczną w zakresie prac remontowych,
prowadzenie składnicy akt.
Do zadań Referatu Organizacyjnego należy w szczególności:
kompleksowa obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
weryfikowanie, kompletowanie, podpisywanie i dostarczanie sprawozdawczości do Urzędu Miasta Rybnika i innych instytucji,
redagowanie i aktualizowanie informacji na stronie internetowej i w Biuletynie Informacji Publicznej,
udostępnianie informacji publicznej,
zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych,
koordynowanie działań radcy prawnego i inspektora nadzoru budowlanego,
wstępna weryfikacja umów cywilnoprawnych z obsługiwanych jednostek,
prowadzenie całości spraw z zakresu kadr CUW, w tym sporządzanie wymaganej sprawozdawczości,
bieżąca współpraca z inspektorem w zakresie przestrzegania przepisów BHP w CUW,
obsługa świadczeń z ZFŚS dla CUW,
obsługa szkoleń pracowników, a także wystawianie poleceń wyjazdu służbowego,
przeprowadzanie inwentaryzacji w CUW i jednostkach obsługiwanych,
obsługa recepcyjna sekretariatu oraz zebrań.
Do zadań Referatu Technicznego należy w szczególności:
realizacja zadań związanych z procedurą planowania i udzielania zamówień publicznych w CUW oraz koordynowanie i nadzorowanie działań komórek organizacyjnych w tym zakresie oraz sporządzanie rocznych sprawozdań z udzielonych zamówień,
zaopatrywanie CUW w niezbędne wyposażenie, środki czystości i materiały biurowe oraz właściwe nimi gospodarowanie,
prowadzenie ksiąg inwentarzowych CUW,
prowadzenie książki obiektu budowlanego CUW, w tym niezbędne przeglądy,
weryfikacja i autoryzacja przelewów w systemie bankowym,
prowadzenie składnicy akt,
administracja systemu informatycznego - zapewnienie ciągłości działania, aktualizacja i rozbudowa systemu o nowe funkcje, konfiguracja serwerów, komputerów i urządzeń sieciowych, tworzenie kopii zapasowych,
administrowanie Active Directowy, pocztą elektroniczną, oprogramowaniem antywirusowym i skanerem bezpieczeństwa sieciowego,
prowadzenie prac związanych z zakupem i wdrażaniem sprzętu i oprogramowania,
zapewnienie prawidłowego działania sprzętu komputerowego, w tym wydawanie sprzętu do naprawy, stosowne przeglądy,
uczestniczenie we wdrażaniu systemów finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych, a także współpraca z autorami oprogramowania,
zarządzanie uprawnieniami użytkowników systemów,
przeprowadzanie szkoleń dla pracowników w zakresie obsługi programów i systemów,
nadzór nad systemem monitoringu wizyjnego, w tym nad centralą alarmową,
zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy na stanowiskach komputerowych pracowników CUW,
codzienne sprzątanie biur i pomieszczeń, okresowe czyszczenie okien,
utrzymywanie porządku wokół budynku oraz wywieszanie flag zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Do zadań Referatów Księgowości należy w szczególności:
przyjmowanie dokumentów i dokonywanie kontroli wstępnej oraz formalno-rachunkowej dowodów księgowych,
bieżąca dekretacja dowodów księgowych,
prowadzenie ksiąg rachunkowych,
bieżąca realizacja budżetu i informowanie dyrektorów jednostek obsługiwanych o przebiegu realizacji,
uzgadnianie planów finansowych oraz środków otrzymywanych na realizację wydatków w poszczególnych jednostkach obsługiwanych,
systematyczna kontrola i uzgadnianie obrotów i sald z dokumentami źródłowymi oraz z właściwymi osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie ewidencji pomocniczych,
inwentaryzacja aktywów i pasywów,
wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
sporządzanie rejestrów zakupu i sprzedaży oraz deklaracji cząstkowych VAT,
sporządzanie sprawozdań budżetowych, finansowych, statystycznych i innych, w tym przygotowanie danych do sprawozdawczości SIO,
prowadzenie ksiąg inwentarzowych (pomocniczych) w zakresie środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
sporządzenie informacji o stanie mienia komunalnego oraz zestawień naliczeń amortyzacji środków trwałych.
Do zadań Referatu Płatności należy w szczególności:
otwieranie i zamykanie rachunków bankowych,
terminowe sporządzanie przelewów w systemie bankowym oraz kontrola ich realizacji,
bieżące odprowadzanie dochodów budżetowych,
dzienne sporządzanie wyciągów bankowych i przekazywanie ich odpowiednim pracownikom,
zamawianie środków na rachunki bankowe wydatków oraz bieżąca kontrola wysokości sald na wszystkich rachunkach bankowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
sporządzanie dyspozycji wypłat gotówkowych.
Do zadań Referatów Płac należy w szczególności:
bieżące prowadzenie dokumentacji źródłowej i pomocniczej niezbędnej do naliczania i wypłaty wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców,
sporządzanie list płac (miesięcznych i dodatkowych) dla pracowników i zleceniobiorców, w tym naliczanie świadczeń pieniężnych z tytułu choroby i macierzyństwa oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
realizowanie zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników, w tym w szczególności obsługa programu PŁATNIK,
prawidłowe naliczanie, potrącanie, rozliczanie i odprowadzanie do urzędu skarbowego należnych podatków i zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, w tym kontrola wykorzystania limitu kwoty wolnej od podatku od świadczeń ZFŚS,
sporządzanie deklaracji podatkowych, informacji o dochodach i pobranych zaliczkach na poczet podatku dochodowego oraz przekazywanie ich pracownikom i właściwym urzędom skarbowym,
przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do realizacji zajęć z wynagrodzeń oraz ustalenia wysokości należnych potrąceń,
sporządzanie deklaracji lub informacji PFRON, w tym naliczanie i odprowadzanie składek,
sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, w tym ERP-7 dla jednostek obsługiwanych przez CUW i zlikwidowanych,
analizowanie realizacji planów wynagrodzeń w jednostkach obsługiwanych i przygotowanie danych do sprawozdawczości SIO i GUS oraz dla dyrektorów,
sporządzanie przelewów w systemie bankowym w zakresie wynagrodzeń, wszystkich potrąceń oraz pochodnych.
Do zadań Referatu MKZP należy w szczególności:
przyjmowanie dokumentów i dokonywanie kontroli wstępnej oraz formalno-rachunkowej dowodów księgowych w zakresie MKZP,
bieżąca dekretacja dowodów księgowych w zakresie MKZP,
prowadzenie ksiąg rachunkowych MKZP,
informowanie członków i organów MKZP o indywidualnym stanie konta oraz wysokości sald na rachunkach bankowych,
sporządzanie wymaganej sprawozdawczości finansowej oraz innej wymaganej statutem MKZP,
współpraca z organami MKZP, uczestnictwo w jej pracach oraz obsługa techniczna w tym zakresie,
obsługa osób ubezpieczonych w ramach ubezpieczeń dobrowolnych,
bieżące uzgadnianie wysokości dokonanych potrąceń z Referatami Płac, a także kwot rozrachunków z tytułu obsługiwanych polis ubezpieczeniowych.