Celem działania Centrum Usług Wspólnych w Rybniku jest świadczenie usług jednostkom obsługiwanym w ramach wspólnej obsługi w zakresie finansowo-księgowym oraz administracyjno-organizacyjnym obejmujących:
prowadzenie rachunkowości i sprawozdawczości,
obsługę systemu wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych wraz z pochodnymi,
obsługę płatności,
rozliczanie środków zewnętrznych,
obsługę prawną,
prowadzenie składnicy akt,
obsługę informatyczną.
Do zadań Referatu Organizacyjnego należy w szczególności:
kompleksowa obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
weryfikowanie, kompletowanie, podpisywanie i dostarczanie sprawozdawczości do Urzędu Miasta Rybnika i innych instytucji,
redagowanie i aktualizowanie informacji na stronie internetowej i w Biuletynie Informacji Publicznej,
udostępnianie informacji publicznej,
wstępna weryfikacja umów cywilnoprawnych z obsługiwanych jednostek,
bieżąca współpraca z prawnikiem, w tym pomoc przy windykacji należności,
bieżąca współpraca z inspektorem BHP oraz Inspektorem Ochrony Danych,
prowadzenie całości spraw z zakresu kadr CUW, w tym sporządzanie wymaganej sprawozdawczości,
obsługa świadczeń z ZFŚS dla CUW,
obsługa szkoleń pracowników, rozliczanie e-kart oraz znaczków pocztowych,
przeprowadzanie inwentaryzacji w CUW i jednostkach obsługiwanych,
obsługa recepcyjna sekretariatu oraz zebrań,
dbałość o funkcjonalność, porządek i estetykę jednostki.
Do zadań Referatu MKZP należy w szczególności:
przyjmowanie dokumentów i dokonywanie kontroli wstępnej oraz formalno-rachunkowej dowodów księgowych w zakresie MKZP,
bieżąca dekretacja dowodów księgowych w zakresie MKZP,
prowadzenie ksiąg rachunkowych MKZP,
informowanie członków i organów MKZP o indywidualnym stanie konta oraz wysokości sald na rachunkach bankowych,
sporządzanie wymaganej sprawozdawczości finansowej oraz innej wymaganej statutem MKZP,
współpraca z organami MKZP, uczestnictwo w jej pracach oraz obsługa techniczna w tym zakresie,
obsługa osób ubezpieczonych w ramach ubezpieczeń dobrowolnych,
bieżące uzgadnianie wysokości dokonanych potrąceń z Działem Płac, a także kwot rozrachunków z tytułu obsługiwanych polis ubezpieczeniowych.
Do zadań Referatu Technicznego należy w szczególności:
realizacja zadań związanych z procedurą planowania i udzielania zamówień publicznych w CUW oraz koordynowanie i nadzorowanie działań komórek organizacyjnych w tym zakresie oraz sporządzanie rocznych sprawozdań z udzielonych zamówień,
prowadzenie rejestru zamówień publicznych, rejestru faktur i umów dla CUW,
prowadzenie konsultacji oraz doradztwa w zakresie zamówień publicznych realizowanych przez jednostki obsługiwane,
prowadzenie konsultacji w zakresie gospodarowania składnikami majątkowymi, w tym z obsługi programu inwentarzowego,
zaopatrywanie CUW w niezbędne wyposażenie, środki czystości i materiały biurowe oraz właściwe nimi gospodarowanie,
prowadzenie ksiąg inwentarzowych CUW oraz pełnienie funkcji członka zespołów spisowych w inwentaryzacjach przprowadzanych w jednostkach obsługiwanych,
prowadzenie książki obiektu budowlanego CUW, w tym niezbędne przeglądy,
prowadzenie ewidencji odpadów oraz sporządzanie wymaganych sprawozdań w systemie BDO,
przygotowanie rocznego raportu oraz wykazu o zakresie korzystania ze środowiska w systemie KOBiZE,
weryfikacja i autoryzacja przelewów w systemie bankowym,
prowadzenie składnicy akt dla CUW, jednostek obsługiwanych oraz zlikwidowanych jednostek oświatowych, w tym udostępnianie akt,
prowadzenie czynności związanych z brakowaniem dokumentacji,
pobieranie zaliczek na bieżące zakupy oraz ich realizacja,
rejestrowanie i merytoryczne opisywanie dokumentów zakupowych,
otwieranie i zamykanie budynku CUW,
codzienne sprzątanie biur i pomieszczeń, okresowe czyszczenie okien,
utrzymywanie porządku wokół budynku oraz wywieszanie flag.
Do zadań Referatu Informatyki należy w szczególności:
administracja systemu informatycznego - zapewnienie ciągłości działania, aktualizacja i rozbudowa systemu o nowe funkcje, konfiguracja serwerów, komputerów i urządzeń sieciowych, tworzenie kopii zapasowych,
administrowanie Active Directory, pocztą elektroniczną, oprogramowaniem antywirusowym i skanerem bezpieczeństwa sieciowego,
prowadzenie prac związanych z zakupem i wdrażaniem sprzętu i oprogramowania,
zapewnienie prawidłowego działania sprzętu komputerowego, w tym wdrażanie sprzętu do naprawy, stosowne przeglądy,
uczestniczenie we wdrażaniu systemów finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych, a także współpraca z autorami oprogramowania,
zarządzanie uprawnieniami użytkowników systemów,
realizowanie działań związanych z Systemem Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji,
techniczne opracowywanie szablonów i formularzy wykorzystywanych przez CUW oraz jednostki obsługiwane,
administrowanie stroną internetową CUW oraz aktualizowanie danych w Biuletynie Informacji Publicznej,
zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy na stanowiskach komputerowych pracowników CUW,
zapewnienie prawidłowego działania sprzętu komputerowego oraz zlecanie stosownych przeglądów w jednostkach obsługiwanych,
techniczne wsparcie informatyczne jednostek obsługiwanych – bezpośrednio bądź zdalnie,
instalowanie oprogramowania i konfigurowanie urządzeń peryferyjnych w jednostkach obsługiwanych,
zarządzanie infrastrukturą informatyczną w jednostkach obsługiwanych, w tym doradztwo w zakresie zakupu sprzętu.
Do zadań Referatów Księgowości należy w szczególności:
prowadzenie na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych,
przyjmowanie dokumentów i dokonywanie kontroli wstępnej oraz formalno-rachunkowej dowodów księgowych,
terminowe zatwierdzanie w systemie faktur oraz przekazywanie ich do zapłaty,
bieżąca dekretacja dowodów księgowych,
kontrola zgodności operacji gospodarczej i finansowej z planem finansowym jednostki,
bieżąca realizacja budżetu i informowanie dyrektorów jednostek obsługiwanych o przebiegu realizacji,
uzgadnianie planów finansowych oraz środków otrzymywanych na realizację wydatków w poszczególnych jednostkach obsługiwanych,
systematyczna kontrola i uzgadnianie obrotów i sald z dokumentami źródłowymi oraz z właściwymi osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie ewidencji pomocniczych,
prowadzenie ksiąg inwentarzowych dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – podstawowych i pozostałych,
inwentaryzacja aktywów i pasywów,
wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
sporządzanie rejestrów zakupu i sprzedaży oraz cząstkowych deklaracji podatkowych VAT, kontrola prawidłowego odprowadzenia podatku VAT do Urzędu Miasta,
sporządzanie sprawozdań budżetowych, finansowych, statystycznych i innych, w tym przygotowanie danych do sprawozdawczości SIO,
sporządzenie informacji o stanie mienia komunalnego oraz zestawień naliczeń amortyzacji środków trwałych,
rozliczanie podatku dochodowego od osób prawnych i sporządzanie deklaracji CIT.
Do zadań Referatu Płatności należy w szczególności:
otwieranie i zamykanie rachunków bankowych,
terminowe sporządzanie przelewów w systemie bankowym oraz kontrola ich realizacji,
bieżące odprowadzanie dochodów budżetowych,
dzienne sporządzanie wyciągów bankowych i przekazywanie ich odpowiednim pracownikom,
zamawianie środków na rachunki bankowe wydatków oraz bieżąca kontrola wysokości sald na wszystkich rachunkach bankowych,
odprowadzanie nadwyżek środków pieniężnych na wszystkich rachunkach bankowych,
sporządzanie dyspozycji wypłat gotówkowych,
przelew podatku VAT oraz prowizji ZUS i US pomiędzy rachunkami bankowymi,
prowadzenie na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, dotyczących ZFŚS,
przyjmowanie dokumentów księgowych od obsługiwanych jednostek dotyczących ZFŚS, terminowe zatwierdzanie w systemie faktur oraz przekazywanie ich do zapłaty,
dokonywanie kontroli wstępnej oraz formalno-rachunkowej dowodów księgowych ZFŚS,
bieżąca dekretacja dowodów księgowych dotyczących ZFŚS,
przygotowanie i rozliczanie inwentaryzacji z zakresu ZFŚS,
informowanie dyrektorów jednostek obsługiwanych o bieżącym wykorzystaniu ZFŚS i wysokości środków pozostających do dyspozycji,
sporządzanie zestawień wymaganych przez przepisy prawa bądź instytucje nadrzędne.
Do zadań Referatów Płac należy w szczególności:
bieżące prowadzenie dokumentacji źródłowej i pomocniczej niezbędnej do naliczania i wypłaty wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców,
sporządzanie list płac (miesięcznych i dodatkowych) dla pracowników i zleceniobiorców, w tym naliczanie świadczeń pieniężnych z tytułu choroby i macierzyństwa oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
prawidłowe naliczanie, potrącanie, rozliczanie i odprowadzanie do urzędu skarbowego należnych podatków i zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, w tym kontrola wykorzystania limitu kwoty wolnej do podatku od świadczeń ZFŚS,
sporządzanie deklaracji podatkowych, informacji o dochodach i pobranych zaliczkach na poczet podatku dochodowego oraz przekazywanie ich pracownikom i właściwym urzędom skarbowym,
przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do realizacji zajęć z wynagrodzeń oraz ustalenia wysokości należnych potrąceń,
sporządzanie deklaracji lub informacji PFRON, w tym naliczenie i odprowadzenie składek dla obsługiwanych jednostek,
sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, w tym ERP-7 dla jednostek obsługiwanych przez CUW i zlikwidowanych,
realizowanie zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników, w tym w szczególności obsługa programu Płatnik i systemu Platformy Usług Elektronicznych ZUS,
obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych, w tym rejestrowanie zdarzeń w dedykowanej aplikacji,
analizowanie realizacji planów wynagrodzeń jednostek i przygotowanie danych do sprawozdawczości SIO i GUS,
sporządzanie przelewów w systemie bankowym w zakresie wynagrodzeń, wszystkich potrąceń oraz pochodnych.