Przedmiot działalności
- Celem działania Centrum Usług Wspólnych w Rybniku jest świadczenie usług jednostkom obsługiwanym w ramach wspólnej obsługi w zakresie finansowo-księgowym oraz administracyjno-organizacyjnym obejmujących:
- prowadzenie rachunkowości i sprawozdawczości,
- obsługę systemu wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych wraz z pochodnymi,
- obsługę płatności,
- rozliczanie środków zewnętrznych,
- obsługę prawną,
- obsługę techniczną w zakresie prac remontowych,
- prowadzenie składnicy akt.
- Do zadań Referatu Organizacyjnego należy w szczególności:
- kompleksowa obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
- weryfikowanie, kompletowanie, podpisywanie i dostarczanie sprawozdawczości do Urzędu Miasta Rybnika i innych instytucji,
- redagowanie i aktualizowanie informacji na stronie internetowej i w Biuletynie Informacji Publicznej,
- udostępnianie informacji publicznej,
- zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych,
- koordynowanie działań radcy prawnego i inspektora nadzoru budowlanego,
- wstępna weryfikacja umów cywilnoprawnych z obsługiwanych jednostek,
- prowadzenie całości spraw z zakresu kadr CUW, w tym sporządzanie wymaganej sprawozdawczości,
- bieżąca współpraca z inspektorem w zakresie przestrzegania przepisów BHP w CUW,
- obsługa świadczeń z ZFŚS dla CUW,
- obsługa szkoleń pracowników, a także wystawianie poleceń wyjazdu służbowego,
- przeprowadzanie inwentaryzacji w CUW i jednostkach obsługiwanych,
- obsługa recepcyjna sekretariatu oraz zebrań.
- Do zadań Referatu Technicznego należy w szczególności:
- realizacja zadań związanych z procedurą planowania i udzielania zamówień publicznych w CUW oraz koordynowanie i nadzorowanie działań komórek organizacyjnych w tym zakresie oraz sporządzanie rocznych sprawozdań z udzielonych zamówień,
- zaopatrywanie CUW w niezbędne wyposażenie, środki czystości i materiały biurowe oraz właściwe nimi gospodarowanie,
- prowadzenie ksiąg inwentarzowych CUW,
- prowadzenie książki obiektu budowlanego CUW, w tym niezbędne przeglądy,
- weryfikacja i autoryzacja przelewów w systemie bankowym,
- prowadzenie składnicy akt,
- administracja systemu informatycznego - zapewnienie ciągłości działania, aktualizacja i rozbudowa systemu o nowe funkcje, konfiguracja serwerów, komputerów i urządzeń sieciowych, tworzenie kopii zapasowych,
- administrowanie Active Directowy, pocztą elektroniczną, oprogramowaniem antywirusowym i skanerem bezpieczeństwa sieciowego,
- prowadzenie prac związanych z zakupem i wdrażaniem sprzętu i oprogramowania,
- zapewnienie prawidłowego działania sprzętu komputerowego, w tym wydawanie sprzętu do naprawy, stosowne przeglądy,
- uczestniczenie we wdrażaniu systemów finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych, a także współpraca z autorami oprogramowania,
- zarządzanie uprawnieniami użytkowników systemów,
- przeprowadzanie szkoleń dla pracowników w zakresie obsługi programów i systemów,
- nadzór nad systemem monitoringu wizyjnego, w tym nad centralą alarmową,
- zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy na stanowiskach komputerowych pracowników CUW,
- codzienne sprzątanie biur i pomieszczeń, okresowe czyszczenie okien,
- utrzymywanie porządku wokół budynku oraz wywieszanie flag zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Do zadań Referatów Księgowości należy w szczególności:
- przyjmowanie dokumentów i dokonywanie kontroli wstępnej oraz formalno-rachunkowej dowodów księgowych,
- bieżąca dekretacja dowodów księgowych,
- prowadzenie ksiąg rachunkowych,
- bieżąca realizacja budżetu i informowanie dyrektorów jednostek obsługiwanych o przebiegu realizacji,
- uzgadnianie planów finansowych oraz środków otrzymywanych na realizację wydatków w poszczególnych jednostkach obsługiwanych,
- systematyczna kontrola i uzgadnianie obrotów i sald z dokumentami źródłowymi oraz z właściwymi osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie ewidencji pomocniczych,
- inwentaryzacja aktywów i pasywów,
- wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
- sporządzanie rejestrów zakupu i sprzedaży oraz deklaracji cząstkowych VAT,
- sporządzanie sprawozdań budżetowych, finansowych, statystycznych i innych, w tym przygotowanie danych do sprawozdawczości SIO,
- prowadzenie ksiąg inwentarzowych (pomocniczych) w zakresie środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
- sporządzenie informacji o stanie mienia komunalnego oraz zestawień naliczeń amortyzacji środków trwałych.
- Do zadań Referatu Płatności należy w szczególności:
- otwieranie i zamykanie rachunków bankowych,
- terminowe sporządzanie przelewów w systemie bankowym oraz kontrola ich realizacji,
- bieżące odprowadzanie dochodów budżetowych,
- dzienne sporządzanie wyciągów bankowych i przekazywanie ich odpowiednim pracownikom,
- zamawianie środków na rachunki bankowe wydatków oraz bieżąca kontrola wysokości sald na wszystkich rachunkach bankowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- sporządzanie dyspozycji wypłat gotówkowych.
- Do zadań Referatów Płac należy w szczególności:
- bieżące prowadzenie dokumentacji źródłowej i pomocniczej niezbędnej do naliczania i wypłaty wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców,
- sporządzanie list płac (miesięcznych i dodatkowych) dla pracowników i zleceniobiorców, w tym naliczanie świadczeń pieniężnych z tytułu choroby i macierzyństwa oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
- realizowanie zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników, w tym w szczególności obsługa programu PŁATNIK,
- prawidłowe naliczanie, potrącanie, rozliczanie i odprowadzanie do urzędu skarbowego należnych podatków i zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, w tym kontrola wykorzystania limitu kwoty wolnej od podatku od świadczeń ZFŚS,
- sporządzanie deklaracji podatkowych, informacji o dochodach i pobranych zaliczkach na poczet podatku dochodowego oraz przekazywanie ich pracownikom i właściwym urzędom skarbowym,
- przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do realizacji zajęć z wynagrodzeń oraz ustalenia wysokości należnych potrąceń,
- sporządzanie deklaracji lub informacji PFRON, w tym naliczanie i odprowadzanie składek,
- sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, w tym ERP-7 dla jednostek obsługiwanych przez CUW i zlikwidowanych,
- analizowanie realizacji planów wynagrodzeń w jednostkach obsługiwanych i przygotowanie danych do sprawozdawczości SIO i GUS oraz dla dyrektorów,
- sporządzanie przelewów w systemie bankowym w zakresie wynagrodzeń, wszystkich potrąceń oraz pochodnych.
- Do zadań Referatu MKZP należy w szczególności:
- przyjmowanie dokumentów i dokonywanie kontroli wstępnej oraz formalno-rachunkowej dowodów księgowych w zakresie MKZP,
- bieżąca dekretacja dowodów księgowych w zakresie MKZP,
- prowadzenie ksiąg rachunkowych MKZP,
- informowanie członków i organów MKZP o indywidualnym stanie konta oraz wysokości sald na rachunkach bankowych,
- sporządzanie wymaganej sprawozdawczości finansowej oraz innej wymaganej statutem MKZP,
- współpraca z organami MKZP, uczestnictwo w jej pracach oraz obsługa techniczna w tym zakresie,
- obsługa osób ubezpieczonych w ramach ubezpieczeń dobrowolnych,
- bieżące uzgadnianie wysokości dokonanych potrąceń z Referatami Płac, a także kwot rozrachunków z tytułu obsługiwanych polis ubezpieczeniowych.