Przedmiot działalności

  1. Celem działania Centrum Usług Wspólnych w Rybniku jest świadczenie usług jednostkom obsługiwanym w ramach wspólnej obsługi w zakresie finansowo-księgowym oraz administracyjno-organizacyjnym obejmujących:
    • prowadzenie rachunkowości i sprawozdawczości,
    • obsługę systemu wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych wraz z pochodnymi,
    • obsługę płatności,
    • rozliczanie środków zewnętrznych,
    • obsługę prawną,
    • prowadzenie składnicy akt,
    • obsługę informatyczną.

  2. Do zadań Referatu Organizacyjnego należy w szczególności:
    • kompleksowa obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
    • weryfikowanie, kompletowanie, podpisywanie i dostarczanie sprawozdawczości do Urzędu Miasta Rybnika i innych instytucji,
    • redagowanie i aktualizowanie informacji na stronie internetowej i w Biuletynie Informacji Publicznej,
    • udostępnianie informacji publicznej,
    • wstępna weryfikacja umów cywilnoprawnych z obsługiwanych jednostek,
    • bieżąca współpraca z prawnikiem, w tym pomoc przy windykacji należności,
    • bieżąca współpraca z inspektorem BHP oraz Inspektorem Ochrony Danych,
    • prowadzenie całości spraw z zakresu kadr CUW, w tym sporządzanie wymaganej sprawozdawczości,
    • obsługa świadczeń z ZFŚS dla CUW,
    • obsługa szkoleń pracowników, rozliczanie e-kart oraz znaczków pocztowych,
    • przeprowadzanie inwentaryzacji w CUW i jednostkach obsługiwanych,
    • obsługa recepcyjna sekretariatu oraz zebrań,
    • dbałość o funkcjonalność, porządek i estetykę jednostki.

  3. Do zadań Referatu MKZP należy w szczególności:
    • przyjmowanie dokumentów i dokonywanie kontroli wstępnej oraz formalno-rachunkowej dowodów księgowych w zakresie MKZP,
    • bieżąca dekretacja dowodów księgowych w zakresie MKZP,
    • prowadzenie ksiąg rachunkowych MKZP,
    • informowanie członków i organów MKZP o indywidualnym stanie konta oraz wysokości sald na rachunkach bankowych,
    • sporządzanie wymaganej sprawozdawczości finansowej oraz innej wymaganej statutem MKZP,
    • współpraca z organami MKZP, uczestnictwo w jej pracach oraz obsługa techniczna w tym zakresie,
    • obsługa osób ubezpieczonych w ramach ubezpieczeń dobrowolnych,
    • bieżące uzgadnianie wysokości dokonanych potrąceń z Działem Płac, a także kwot rozrachunków z tytułu obsługiwanych polis ubezpieczeniowych.

  4. Do zadań Referatu Technicznego należy w szczególności:
    • realizacja zadań związanych z procedurą planowania i udzielania zamówień publicznych w CUW oraz koordynowanie i nadzorowanie działań komórek organizacyjnych w tym zakresie oraz sporządzanie rocznych sprawozdań z udzielonych zamówień,
    • prowadzenie rejestru zamówień publicznych, rejestru faktur i umów dla CUW,
    • prowadzenie konsultacji oraz doradztwa w zakresie zamówień publicznych realizowanych przez jednostki obsługiwane,
    • prowadzenie konsultacji w zakresie gospodarowania składnikami majątkowymi, w tym z obsługi programu inwentarzowego,
    • zaopatrywanie CUW w niezbędne wyposażenie, środki czystości i materiały biurowe oraz właściwe nimi gospodarowanie,
    • prowadzenie ksiąg inwentarzowych CUW oraz pełnienie funkcji członka zespołów spisowych w inwentaryzacjach przprowadzanych w jednostkach obsługiwanych,
    • prowadzenie książki obiektu budowlanego CUW, w tym niezbędne przeglądy,
    • prowadzenie ewidencji odpadów oraz sporządzanie wymaganych sprawozdań w systemie BDO,
    • przygotowanie rocznego raportu oraz wykazu o zakresie korzystania ze środowiska w systemie KOBiZE,
    • weryfikacja i autoryzacja przelewów w systemie bankowym,
    • prowadzenie składnicy akt dla CUW, jednostek obsługiwanych oraz zlikwidowanych jednostek oświatowych, w tym udostępnianie akt,
    • prowadzenie czynności związanych z brakowaniem dokumentacji,
    • pobieranie zaliczek na bieżące zakupy oraz ich realizacja,
    • rejestrowanie i merytoryczne opisywanie dokumentów zakupowych,
    • otwieranie i zamykanie budynku CUW,
    • codzienne sprzątanie biur i pomieszczeń, okresowe czyszczenie okien,
    • utrzymywanie porządku wokół budynku oraz wywieszanie flag.

  5. Do zadań Referatu Informatyki należy w szczególności:
    • administracja systemu informatycznego - zapewnienie ciągłości działania, aktualizacja i rozbudowa systemu o nowe funkcje, konfiguracja serwerów, komputerów i urządzeń sieciowych, tworzenie kopii zapasowych,
    • administrowanie Active Directory, pocztą elektroniczną, oprogramowaniem antywirusowym i skanerem bezpieczeństwa sieciowego,
    • prowadzenie prac związanych z zakupem i wdrażaniem sprzętu i oprogramowania,
    • zapewnienie prawidłowego działania sprzętu komputerowego, w tym wdrażanie sprzętu do naprawy, stosowne przeglądy,
    • uczestniczenie we wdrażaniu systemów finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych, a także współpraca z autorami oprogramowania,
    • zarządzanie uprawnieniami użytkowników systemów,
    • realizowanie działań związanych z Systemem Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji,
    • techniczne opracowywanie szablonów i formularzy wykorzystywanych przez CUW oraz jednostki obsługiwane,
    • administrowanie stroną internetową CUW oraz aktualizowanie danych w Biuletynie Informacji Publicznej,
    • zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy na stanowiskach komputerowych pracowników CUW,
    • zapewnienie prawidłowego działania sprzętu komputerowego oraz zlecanie stosownych przeglądów w jednostkach obsługiwanych,
    • techniczne wsparcie informatyczne jednostek obsługiwanych – bezpośrednio bądź zdalnie,
    • instalowanie oprogramowania i konfigurowanie urządzeń peryferyjnych w jednostkach obsługiwanych,
    • zarządzanie infrastrukturą informatyczną w jednostkach obsługiwanych, w tym doradztwo w zakresie zakupu sprzętu.

  6. Do zadań Referatów Księgowości należy w szczególności:
    • prowadzenie na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych,
    • przyjmowanie dokumentów i dokonywanie kontroli wstępnej oraz formalno-rachunkowej dowodów księgowych,
    • terminowe zatwierdzanie w systemie faktur oraz przekazywanie ich do zapłaty,
    • bieżąca dekretacja dowodów księgowych,
    • kontrola zgodności operacji gospodarczej i finansowej z planem finansowym jednostki,
    • bieżąca realizacja budżetu i informowanie dyrektorów jednostek obsługiwanych o przebiegu realizacji,
    • uzgadnianie planów finansowych oraz środków otrzymywanych na realizację wydatków w poszczególnych jednostkach obsługiwanych,
    • systematyczna kontrola i uzgadnianie obrotów i sald z dokumentami źródłowymi oraz z właściwymi osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie ewidencji pomocniczych,
    • prowadzenie ksiąg inwentarzowych dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – podstawowych i pozostałych,
    • inwentaryzacja aktywów i pasywów,
    • wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
    • sporządzanie rejestrów zakupu i sprzedaży oraz cząstkowych deklaracji podatkowych VAT, kontrola prawidłowego odprowadzenia podatku VAT do Urzędu Miasta,
    • sporządzanie sprawozdań budżetowych, finansowych, statystycznych i innych, w tym przygotowanie danych do sprawozdawczości SIO,
    • sporządzenie informacji o stanie mienia komunalnego oraz zestawień naliczeń amortyzacji środków trwałych,
    • rozliczanie podatku dochodowego od osób prawnych i sporządzanie deklaracji CIT.

  7. Do zadań Referatu Płatności należy w szczególności:
    • otwieranie i zamykanie rachunków bankowych,
    • terminowe sporządzanie przelewów w systemie bankowym oraz kontrola ich realizacji,
    • bieżące odprowadzanie dochodów budżetowych,
    • dzienne sporządzanie wyciągów bankowych i przekazywanie ich odpowiednim pracownikom,
    • zamawianie środków na rachunki bankowe wydatków oraz bieżąca kontrola wysokości sald na wszystkich rachunkach bankowych,
    • odprowadzanie nadwyżek środków pieniężnych na wszystkich rachunkach bankowych,
    • sporządzanie dyspozycji wypłat gotówkowych,
    • przelew podatku VAT oraz prowizji ZUS i US pomiędzy rachunkami bankowymi,
    • prowadzenie na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, dotyczących ZFŚS,
    • przyjmowanie dokumentów księgowych od obsługiwanych jednostek dotyczących ZFŚS, terminowe zatwierdzanie w systemie faktur oraz przekazywanie ich do zapłaty,
    • dokonywanie kontroli wstępnej oraz formalno-rachunkowej dowodów księgowych ZFŚS,
    • bieżąca dekretacja dowodów księgowych dotyczących ZFŚS,
    • przygotowanie i rozliczanie inwentaryzacji z zakresu ZFŚS,
    • informowanie dyrektorów jednostek obsługiwanych o bieżącym wykorzystaniu ZFŚS
      i wysokości środków pozostających do dyspozycji,
    • sporządzanie zestawień wymaganych przez przepisy prawa bądź instytucje nadrzędne.

  8. Do zadań Referatów Płac należy w szczególności:
    • bieżące prowadzenie dokumentacji źródłowej i pomocniczej niezbędnej do naliczania i wypłaty wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców,
    • sporządzanie list płac (miesięcznych i dodatkowych) dla pracowników i zleceniobiorców, w tym naliczanie świadczeń pieniężnych z tytułu choroby i macierzyństwa oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
    • prawidłowe naliczanie, potrącanie, rozliczanie i odprowadzanie do urzędu skarbowego należnych podatków i zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, w tym kontrola wykorzystania limitu kwoty wolnej do podatku od świadczeń ZFŚS,
    • sporządzanie deklaracji podatkowych, informacji o dochodach i pobranych zaliczkach na poczet podatku dochodowego oraz przekazywanie ich pracownikom i właściwym urzędom skarbowym,
    • przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do realizacji zajęć z wynagrodzeń oraz ustalenia wysokości należnych potrąceń,
    • sporządzanie deklaracji lub informacji PFRON, w tym naliczenie i odprowadzenie składek dla obsługiwanych jednostek,
    • sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, w tym ERP-7 dla jednostek obsługiwanych przez CUW i zlikwidowanych,
    • realizowanie zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników, w tym w szczególności obsługa programu Płatnik i systemu Platformy Usług Elektronicznych ZUS,
    • obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych, w tym rejestrowanie zdarzeń w dedykowanej aplikacji,
    • analizowanie realizacji planów wynagrodzeń jednostek i przygotowanie danych do sprawozdawczości SIO i GUS,
    • sporządzanie przelewów w systemie bankowym w zakresie wynagrodzeń, wszystkich potrąceń oraz pochodnych.